Aprendiendo a comunicar (I): El póster

2000px-X-office-presentation.svgHace unos días mis compañeros de cuidados paliativos me invitaron a una de sus sesiones generales de equipo para que les diera la chapa un ratillo hablando de las presentaciones en los congresos, me centré en el tema de los posters y aquí quería compartir las reflexiones que he hecho sobre este tema.

En primer lugar, al César lo que es del César, preparando este tema me reencontré con el fabuloso blog de Neoscientia, que para mi es una referencia en este tema de las comunicaciones científicas, reconozco que los post que ha publicado Pedro Margolles sobre los pósters científicos me han servido de inspiración a la hora de construir este pequeño discurso, y me ha servido también de apoyo a la hora de ver que no soy el único que piensa determinadas cosas que ahora os iré contando.

¿Porqué hacer un póster?

No nos engañemos, el “gold standar” cuando queremos llevar un trabajo a un congreso es la comunicación oral, TODOS queremos un pequeño espacio para soltar nuestro tema esperando alcanzar el máximo impacto y visibilidad, queremos nuestro minuto de gloria (luego veremos que no es así). Por esto cuando alguien me viene con un póster suele darme los siguientes motivos: “No me lo han cogido como comunicación” o “Algo tengo que llevar para que me lo paguen”. También existe el que manda directamente el trabajo para póster porque peca de humildad o de baja autoestima. En general el póster es el segundo plato.

Creo que cada vez que nos enfrentamos a la presentación de un trabajo científico en este formato bajo estas premisas lo que estamos haciendo es perder una gran oportunidad, de hecho, cada vez más, me inclino a que el póster puede ser una mejor forma de exposición que la comunicación oral.

¿Se presentan los trabajos con dignidad en los congresos?

La respuesta es “NO”, o por lo menos “no en la mayor parte de los casos”. Esto se debe a diferentes motivos que paso a enumerar.

Las enfermeras tenemos un handycap para acudir a congresos, la financiación, ya que es rara la enfermera que puede obtener algún tipo de financiación comercial. Este hecho nos obliga a depender de las becas que nos puede dar nuestra institución u otras como el colegio de enfermeras de Madrid y su programa de becas. Pero para que alguna institución te pague el congreso tendrás que llevar algún tipo de trabajo. Esto provoca una reacción en dos niveles, para empezar los comités organizadores de los congresos saben que tienen que “facilitar” que el máximo número de trabajos sean aceptados por el comité científico ya que cada trabajo rechazado se puede convertir en un inscrito menos, por otra parte las enfermeras se ven forzadas a llevar trabajos “por llevar” de tal forma que nos encontramos muchos casos clínicos, planes de cuidados y otros trabajos de muy baja calidad que se ve que se hicieron cinco minutos antes de la fecha límite del congreso.

Debido a la crisis económica muchos congresos han pasado de formato 3 días a 2 días, en general hemos visto que los programas científicos se comprimen hasta la extenuación, por lo que el espacio para la defensa y exposición de los trabajos de los asistentes quede relegado a un segundo espacio. Por este motivo, cada vez mas, encontramos el formato de póster sin defensa, horarios restringidos para colgar tu póster… Las comunicaciones orales tampoco se salvan, y ya es raro encontrar una defensa de comunicaciones en el programa “central” de un congreso en vez de en salas simultáneas a horas intempestivas o peor aún, a la vez que una mesa de ponentes central.

¿Qué queremos conseguir llevando un trabajo a un congreso?

Más allá de los objetivos de inflar el curriculum está claro que cuando llevamos algún trabajo a un congreso queremos que nuestro trabajo se vea, queremos visibilidad y notoriedad, queremos transmitir nuestro conocimiento y que los demás lo reciban. ¿Permiten los formatos actuales de presentación de trabajos que cumplamos el objetivo de visibilizar nuestro trabajo? Sinceramente, es una lotería.  Si consigues que tu trabajo sea aceptado como comunicación oral el techo de visibilidad lo obtienes si te permiten exponerlo en la sala principal del congreso en el horario oficial, pero también puedes tener que exponer tu trabajo en una sala pequeña a las 8 de la mañana contando entre el público con tus amigos, tu abuela y los que presentan el resto de trabajos de esa mesa.

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Si presentas un póster la visibilidad, a priori, será peor aún, desde que el póster esté colgado todo el congreso en un espacio visible hasta que sólo pueda estar expuesto de 9 a 13h del segundo día de congreso detrás de la puerta del baño de hombres, y por supuesto si puedes defenderlo o no. Con este panorama tenemos que pensarnos muy bien lo que vamos a hacer si queremos que nuestro trabajo llegue a algún sitio.

Estrategia

1.- Elige bien tus batallas

No tenemos recursos ilimitados, valora bien en qué foro vas a presentar tu trabajo. ten preferencia por aquellos foros en los que tu trabajo encaje perfectamente en uno de los temas del congreso, si además hay una mesa de ponentes con ese mismo tema mejor aún. En el siguiente gráfico podéis ver una clasificación un poco burda de los tipos de congresos que podemos encontrarnos. He tomado como ejemplo un trabajo que verse sobre la colocación de un recién nacido prematuro para lactar. Podríamos considerar con congreso especialista el congreso nacional de enfermería neonatal, como congreso generalista el nacional de pediatría, como congreso relacionado el congreso de la liga de la leche, y como congreso transversal el de investigación en cuidados de Investen.

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Mi recomendación, ante la duda, tirar al congreso de tu especialidad, es donde la visibilidad de tu trabajo y la cantidad de contactos que vas a poder hacer estará más equilibrado, a través de tu trabajo podrás conocer a otras enfermeras de tu mismo ramo que están interesadas en los mismos temas que tú, es el mejor lugar para comenzar a tejer redes. Otra posibilidad es que lo que quieres conseguir es que tu trabajo tenga un gran impacto. Si tu objetivo es ganar un premio, sorprender a cualquier precio… entonces búscate un congreso donde tu trabajo pueda resultar exótico, busca un congreso transversal o relacionado, donde o bien el tema del trabajo o bien la población de estudio, resulte extraño. Hace unas semanas unas compañeras de mi hospital recibieron un premio en un congreso de enfermería traumatológica y ortopédica con un trabajo sobre el uso de realidad virtual en la retirada de yesos en la población infantil, el tema retirar yesos para una enfermera de trauma es una tontería, pero si le añades el componente “niños” y “realidad virtual” se convierte en algo sorprendente. Este mismo trabajo se podría enviar a un congreso de realidad virtual, pero yo lo llamaría “Disminuir la ansiedad de los niños en la retirada de yesos, ¿un nuevo reto para la realidad virtual?” Y los informáticos flipan 😀 [Otro día hablaremos sobre los títulos de los trabajos]

2.- Infórmate

Cuando tengas encima de la mesa las opciones de congresos donde enviar tu trabajo ponte en contacto con la secretaría técnica del congreso y pregunta sobre el formato de presentación de las diferentes modalidades de comunicaciones, ¿los pósters serán impresos o digitales?¿se colgarán todo el congreso o sólo temporalmente?¿tendrán defensa oral?¿Dónde estarán ubicados, en lugares de paso o en espacios separados?¿las comunicaciones se presentarán en horario central o marginal?¿habrá comunicaciones simultáneas? Así podrás tener mayor información a la hora de elegir congreso, si dudas entre dos congresos el hecho de que el póster esté expuesto todo el congreso frente a estar expuesto solamente 12 horas debería ser un valor añadido.

3.- Hazte visible

El impacto de tu trabajo va a ser proporcional al número de gente que esté expuesto al mismo, si presentas tu trabajo como comunicación en una sala con 10 personas tu visibilidad será casi nula, si lo presentas como póster durante todo el congreso puede que tu trabajo sea leído por decenas de personas. Por otra parte el formato de comunicación no permite una interacción con los asistentes más allá de las preguntas que te puedan formular al terminar tu exposición, en cambio el póster puede ser vehículo de mucha más información si hacemos un uso sabio de las nuevas tecnologías.

Estoy seguro de que detrás de cada póster hay un montón de material adicional que no somos capaces de poner, desde gráficos, textos, trabajos previos, proyectos, información de tu unidad… este material puedes ponerlo en tu póster utilizando los códigos QR. Hacerlo es super sencillo, para empezar debes obtener la URL (dirección web) del contenido que quieres proporcionar, si el contenido ya está en la web, por ejemplo una entrevista que hayan hecho a tu grupo de trabajo, o un vídeo de Youtube, simplemente copia la URL, si es un contenido que no está subido en la actualidad te recomiendo que utilices Dropbox o Google drive o cualquier otro servidor para almacenar lo que quieras y genera un enlace a ese contenido. Seguidamente hazte un usuario de Bitly, este servicio te permite acortar las URL generando una nueva URL con un número de caracteres menor, lo interesante de Bitly es que esas nuevas URL que generas se vinculan a tu usuario de tal forma que puedes saber cuanta gente ha utilizado tu enlace. Finalmente copia la URL acortada y pégala en QR-Code, un servicio gratuito que te permite generar códigos QR a partir de enlaces, y que además te permite incrustar tu propio logotipo en el mismo.

Al combinar Bitly y QR-code lo que consigues es saber cuanta gente ha accedido al contenido que has enlazado pero a través de tu código QR. Por poner un ejemplo, yo puedo saber el número de visitas de mi página web con la información que me da la empresa que aloja mi web, pero no puedo saber si mi página es más visitada cuando anuncio un nuevo post en Twitter o en Facebook. Puedo enlazar un nuevo post a través de una URL de Bitly para Twitter y hacer lo mismo con una URL de Bitly diferente para el Facebook. Luego entraré en Bitly con mi usuario y podré ver cuantas visitas ha tenido cada enlace. Esto tiene su importancia si quieres saber el impacto que ha tenido tu póster en un congreso.

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Vamos a imaginar que subes a la nube, a instagram o a cualquier otro espacio una copia en pdf de tu póster, y colocas un QR a ese contenido en el mismo. Si ese QR lo has generado a través de una URL Bitly podrás saber cuantas de las descargas proceden de ese QR, de tal forma que sabrás cuanta gente se interesó en tu póster.

Otra estrategia para captar la atención y obtener un feedback de los que ven tu póster es utilizar códigos QR vinculados a formularios. Esta técnica la he adaptado de Neoscientia, en sus trabajo Pedro Margolles utiliza formularios para captar el email de los visitantes, ofreciéndoles enviarles el trabajo completo. Esto mismo lo puedes hacer ofreciendo que le enviarás información sobre próximas actividades que realices en tu unidad o para mantenerle informado de lo siguiente que vayas publicando sobre el tema. Por supuesto también puedes utilizar códigos QR para proporcionar al visitante información sobre tus perfiles en redes sociales. Aquí os pongo como ejemplo un QR que lleva a mi perfil de Linkedin.

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Otra estrategia para ganar visibilidad en un congreso es utilizar el twitter para anunciar la exposición de tu trabajo utilizando el hashtag del congreso, como ejemplo podrías hacer algo así. “Presentando mi trabajo sobre lactancia y prematuridad en #congreso, puedes verlo en el panel de pósters número 204” “Mañana a las 8 de la mañana no te pierdas mi exposición sobre lactancia y prematuridad en la sala A del #congreso”.

Para concluir esta entrada (que ya me está quedando larga) sólo quiero hacer hincapié en que para obtener visibilidad en un congreso no te puedes limitar a soltar tu trabajo, tienes que trabajar activamente para que sea visible. Utilizar las redes sociales para anunciarlo, utilizar las TIC para proporcionar material adicional o para capturar el contacto de los visitantes va a generar una interacción con los demás participantes que es lo que realmente diferencia la visibilidad del impacto.

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